Gjennomføring av generalforsamling/årsmøter i borettslag og sameier.
Enn så lenge er det ikke gitt utsatt frist for gjennomføringen, og LABO jobber for å få gjennomført møtene innenfor normal frist 30. juni, dog på en litt annen måte enn normalt.
Foreløpig er alternativene å avholde møtene ute eller digitale møter, men det kommer nye retningslinjer i nær fremtid som kan gi en mulighet for at flere kan samles, samt mindre møter innendørs.
Digitale møter:
LABO har etablert en løsning for å gjennomføre digitale generalforsamlinger og årsmøter. For å delta på møtet må du logge deg inn via "Min side". Her kan du lese og stemme over sakene i innkallingen i ro og mak noen dager. Løsningen er ikke et video- eller telefonmøte. Den er enkel å bruke og datasikkerheten og personvernet er trygt ivaretatt. Det er styret som i samarbeid med LABO arrangerer generalforsamlingen/ årsmøtet. Du vil som beboer motta en e-post/ sms når møtet er lagt ut på «Min side» sammen med en veiledning på hvordan du skal gå gjennom sakene og avgi din stemme.
For å sikre tilgang og muligheten for et godt oppmøte på digitale årsmøter og generalforsamlinger, så oppfordrer vi sterkt alle beboere til å registrere seg på «Min side». Dette kan du gjøre her.
Digitale møter innebærer at vi raskt kan avvikle mange årsmøter og generalforsamlinger samtidig. Den digitale møteløsningen til LABO er enkel og brukervennlig, det kreves ikke stor datakompetanse. Så selv om terskelen kan synes høy for å delta på møtet, så er den ikke det. Vi i LABO bidrar godt slik at dette blir en løsning som vil fungere for de fleste.
Som et apropos så kan vi opplyse om at Stokkeskog borettslag var første selskap her i Larvik som gjennomførte en digital generalforsamling. De kan melde om at alt gikk fint og smertefritt.
Generalforsamlinger / årsmøter utendørs:
LABO anbefaler også at generalforsamling/årsmøte kan avholdes utendørs forutsatt at det er mulig å få til dette på en hensiktsmessig og trygg måte. Med dette mener vi at det ikke må være for mange deltakere, både for å kunne ivareta tryggheten, men også for at det skal kunne være mulig å delta på en fornuftig måte (høre og bli hørt). I tillegg må man ved avholdelse av slike møter sørge for å forholde seg til de rådene som foreligger i forhold til smittevern.
Ved utendørs møter anbefaler vi at dere møter med kun en person fra hver boenhet. Hver bolig har uansett kun en stemme. Videre anbefaler vi at alle som befinner seg i risikogruppen gir fullmakt til en annen å møte. Jo færre personer som deltar, jo lettere blir det å gjennomføre møtet etter smittevernreglene, spesielt med tanke på avstand. Vi opplyser om følgende retningslinjer for møter utendørs:
- Syke personer skal ikke delta på møtet
- Ingen fysisk nærkontakt mellom personer som ikke tilhører samme husstand
- Hold avstand – minst 1 meter
- Husk god hygiene
- Ingen servering av mat og drikke
- Skal man sitte bør deltakerne ha med egne stoler
- Signering av protokoll bør skje med egen penn
